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DOCUMENTOS

4. QUAIS DOCUMENTOS PRECISAM SER ENVIADOS?

Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial na empresa.​ Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.

 

Para facilitar, vamos separar em alguns grupos.

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A. Movimento Trabalhista:

 

Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa. 

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  • Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;

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  • Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários;

  • Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados.​

 

Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade. Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias.  

B. Movimento Fiscal:

 

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês.

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Aqui é necessária alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias. Isso pois, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária.

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Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

Saiba o que levantar no movimento fiscal:

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  • Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens;

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  • Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica;

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  • Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais;

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  • Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

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A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.

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Um exemplo disso é o CPOM em São Paulo e outros Municípios. Mesmo que o serviço não seja objeto de retenção, se o prestador não tiver o cadastro no município, será obrigatória a retenção.

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Outro exemplo são os impostos não cumulativos. Se não houver notas de entrada, prejudicará o cálculo e emissão correta da guia a pagar.

C. Movimento Contábil:

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No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros. Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista, são eles:

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  • Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;

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  • Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;

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  • Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;

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  • Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.

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No movimento contábil, temos o controle de caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante entrega-lo nos documentos mensais.

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Por último é importante mencionar o Controle de Estoque da Empresa e o Livro Inventário ao final do período.​ Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros.

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Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação. Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite orientações de como entregar as informações a ele.

CONCLUSÃO:

 

O contador cumpre um importante papel para as empresas, mas para isso é necessário informações e documentos. As obrigações e sua complexidade se elevaram nos últimos anos exigindo ainda mais de ambas as partes. A entrega de documentos passa a ser essencial nas áreas Fiscal, Contábil, Trabalhista e Estoques.

 

Para uma boa organização é necessário cumprir boas práticas pela empresa, como realizar um controle de caixa, emitir todas as notas fiscais e ainda não misturar as contas PJ e PF. Do lado da Contabilidade é preciso ajuda-lo para manter uma relação de ganha-ganha.

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